نرم افزار فاکتور طلا فروشی فقط یک برگه‌ی چاپی نیست؛ ابزاری است که وزن، عیار، اجرت، قیمت روز و روش پرداخت را در چند ثانیه به یک سند قابل‌اعتماد تبدیل میکند. در بازار طلا یک فاکتور اشتباه فقط یک عدد غلط نیست، ممکن است چند دهم گرم طلا یا مبلغی که هیچ‌وقت برنمی‌گردد باشد. برای همین انتخاب ابزار فاکتور یکی از مهم‌ترین تصمیم‌های هر طلا فروش است.
در این مقاله نشان می‌دهیم فاکتور طلا فروشی چه تفاوتی با فاکتور کالاهای معمولی دارد، یک نرم افزار فاکتور خوب چه امکاناتی باید داشته باشد و در نرم افزار حسابداری طلا فروشی اونس فاکتور خرید و فروش چطور ثبت میشود. توضیح‌ها در سطح شناخت امکانات است و آموزش گام‌به‌گام کامل را در دوره‌ی آموزشی اونس خواهید دید.
اگر اول می‌خواهید تصویر کلی این حوزه را ببینید، مقاله‌ی نرم افزار طلا فروشی دید کاملی از انواع نرم افزارها و معیار انتخاب می‌دهد.
فاکتور طلا فروشی چه تفاوتی با فاکتور یک کالای معمولی دارد؟
در فروشگاه معمولی هر کالا یک قیمت ثابت دارد و فاکتور یعنی جمع چند ردیف. در طلا فروشی هر ردیف چند متغیر هم‌زمان دارد: وزن کالا، عیار، اجرت ساخت که گاهی درصدی و گاهی ثابت است، سود فروشنده، قیمت روز هر گرم و ارزش سنگ یا خدمات. اگر فاکتور دستی نوشته شود، هر کدام از این‌ها منبع خطاست.
تفاوت دوم در پرداخت است. مشتری طلا فروشی ممکن است بخشی از مبلغ را با کارتخوان، بخشی را نقد و بخشی را با چک بپردازد، یا اصلاً حسابش را به طلا تسویه کند. تفاوت سوم این است که فاکتور طلا فقط برای مشتری نیست؛ روی موجودی انبار، حساب شخص و گزارش سود اثر می‌گذارد. پس یک نرم افزار فاکتور طلا فروشی باید هم‌زمان چند حساب را بهروز کند، نه فقط یک برگه چاپ کند.
یک نرم افزار فاکتور طلا فروشی خوب باید چه چیزهایی داشته باشد؟
برای ارزیابی هر نرم افزار، این معیارها را کنار هم بگذارید:
- ثبت وزن و تعداد هر ردیف و محاسبه‌ی خودکار اجرت به‌صورت درصدی یا ثابت
- گرفتن قیمت روز هر گرم و امکان اصلاح دستی آن در لحظه‌ی فاکتور
- امکان ترکیب چند روش پرداخت در یک فاکتور
- ثبت فاکتور بهنام شخص واقعی تا حساب مشتری خودکار بهروز شود
- افزودن سریع کالا با جستجو، کد، بارکد یا فیلتر گروه‌ها
- پشتیبانی از کالاهای غیر از طلای ساخته مثل سکه
- اثر خودکار فاکتور روی موجودی انبار و حساب مشتری
- فاکتور استاندارد و قابل چاپ، و مسیر روشن برای ارسال صورتحساب به سامانه مودیان
- امکان اصلاح و حذف قاعده‌مند بدون از بین رفتن ردپای حسابداری
فاکتور خرید در اونس
فاکتور خرید معمولاً برای خرید از بنکدار یا تأمین‌کننده صادر میشود. در اونس از سربرگ معاملات، فاکتور خرید انتخاب و طرف حساب از بخش جستجو مشخص میشود. سپس کالاها یکی‌یکی به فاکتور اضافه می‌شوند.
ردیف‌های فاکتور خرید
برای هر ردیف، وزن مجموع (طبق فاکتور طرف مقابل یا ترازو)، تعداد و درصد اجرت ثبت میشود. درصد اجرت به‌صورت پیشفرض همان است که هنگام تعریف کالا مشخص شده، ولی هنگام صدور فاکتور قابل تغییر است؛ مثلاً اگر این بار بنکدار اجرت متفاوتی گرفته باشد. ستون‌های خلاصه‌ی پایین فاکتور وزن کل، تعداد و مجموع اجرت را نشان می‌دهند.
تسویه‌ی طلایی با اعتبار طلایی
در خرید از بنکدار معمولاً پرداخت ریالی مطرح نیست و حساب به طلا تسویه میشود. در اونس با گزینه‌ی «اعتبار طلایی» میتوان طرف حساب را به میزان وزن طلای خریداری‌شده (به‌علاوه اجرت‌ها) بستانکار کرد. یعنی به‌جای بدهی ریالی، بدهی طلایی ثبت میشود که بعداً باید تسویه شود.
بعد از ثبت، از گزارش تفصیلی طرف حساب یا گزارش کالا (با فیلتر نوع کالا) میتوان اثر فاکتور را روی موجودی و حساب دید.
فاکتور فروش در اونس
فاکتور فروش از سربرگ معاملات ثبت میشود. توصیه‌ی روشن آموزش‌ها این است که فاکتور را همیشه بهنام شخص واقعی ثبت کنید تا حساب مشتری و گزارش‌های او درست بماند، هرچند برای مشتری گذری امکان استفاده از مشتری پیشفرض یا اطلاعات موقت هم وجود دارد.
قیمت هر گرم و اجرت
قیمت فروش هر گرم اگر نرخ روز از قبل در سیستم لحاظ شده یا از سامانه‌های قیمت لحظه‌ای گرفته شود، خودکار در فاکتور میآید. اگر نرخ قدیمی یا نادرست باشد، به‌صورت دستی اصلاح میشود. اجرت هم از تعریف کالا پیشفرض میآید ولی هنگام فاکتور قابل تغییر است؛ مثلاً از ۱۴ درصد به ۱۶ درصد.
روش‌های ساده‌ی تسویه
تسویه‌ی ساده شامل نقد، کارتخوان (دستگاه POS متصل) یا اعتباری ریالی است. در حالت اعتباری، طرف حساب بدهکار میشود و ماندهی او در گزارش شخص دیده میشود.
دریافت پیشرفته: ترکیب چند روش پرداخت
جذاب‌ترین بخش برای فروش‌های بزرگ، «دریافت پیشرفته» است. در این حالت میتوان چند روش را هم‌زمان در یک فاکتور ترکیب کرد؛ مثلاً بخشی از مبلغ روی یک کارتخوان بانک ملی، بخشی روی کارتخوان بانک ملت و باقی‌مانده با یک فقره چک با سررسید مشخص. هر بخش جدا و با جزئیات (بانک، تاریخ سررسید چک و مانند آن) ثبت میشود و نرم افزار جمع را کنترل میکند تا دقیقاً برابر مبلغ فاکتور باشد. حالت اعتبار طلایی هم در دریافت پیشرفته وجود دارد؛ یعنی طرف حساب به‌جای مبلغ ریالی، معادل وزن طلای فاکتور بدهکار میشود.
چه چیزی بعد از ثبت فاکتور دیده میشود؟
بلافاصله در گزارش تفصیلی یا شناسنامه‌ی مشتری، بدهکاری و تسویه دیده میشود و جزئیات هر قلم (وزن و قیمت روز طلا در لحظه‌ی فروش) قابل مشاهده است. اگر با مشتری معمولاً حساب طلایی رد و بدل نمی‌شود، میتوان گزارش را فقط روی وضعیت پولی محدود کرد تا ستون‌ها کمتر و خواناتر شوند.
شش روش برای افزودن کالا به فاکتور
سرعت صدور فاکتور به روش پیدا کردن کالا بستگی دارد. اونس در هر فاکتور خرید یا فروش شش روش موازی دارد که می‌توانید بر اساس عادت خودتان انتخاب کنید:
- فیلتر گرافیکی: محدود کردن لیست کالا بر اساس سرگروه (طلای ساخته، سکه، ارز، جواهر و مانند آن) و سپس زیرگروه، مثلاً فقط النگوها، و بعد دوبار کلیک روی کالا
- جستجوی نام کالا: تایپ بخشی از نام در باکس جستجو
- درج ردیف جدید با جستجوی پیشرفته: پیدا کردن هم‌زمان چند نوع کالای مرتبط با یک عبارت
- بارکدخوان: اسکن بارکد کالا، همراه وزن دقیق برای بارکدهای وزنی، که سریع‌ترین روش است
- کد کالا: تایپ مستقیم کد کالا
- افزودن مستقیم سکه یا خدمات
اگر روی کالاها بارکد چاپ کرده باشید، اسکن یک بارکد کافی است. درباره‌ی بارکد و برچسب بیشتر بخوانید: صدور بارکد برای طلا و جواهر. برای فعال‌شدن این قابلیت‌ها چند تنظیم در بخش تنظیمات فاکتور و مالی وجود دارد، مثل نمایش جستجوی کد و بارکد و جستجوی هم‌زمان با تایپ که در دوره‌ی آموزشی توضیح داده میشود.
فاکتور سکه و خدمات
همه‌ی فروش‌های طلا فروشی، طلای ساخته نیست. سکه (مثل ربع‌سکه‌ی بهار آزادی) طلای آب شده و خدماتی مثل سایز کردن انگشتر هم مثل هر کالای دیگر به فاکتور اضافه می‌شوند. برای خدمات کافی است عنوان و مبلغ مشخص شود. اگر خدمت را از بیرون می‌خرید و با قیمت دیگری به مشتری می‌فروشید، هر دو قیمت در تعریف خدمت قابل ثبت است.
برای سکه‌ها تعریف کالا دو مدل دارد: قیمت‌گذاری تعدادی برای سکه‌هایی که حباب قیمتی دارند و قیمت‌گذاری وزنی برای سکه‌ها و شمش‌هایی که بر اساس وزن و عیار قیمت می‌خورند. جزئیات سکه در صفحه‌ی نرم افزار حسابداری سکه گفته شده است.
فاکتور استاندارد و ارسال به سامانه مودیان
نسخهی پایه‌ی اونس فاکتور استاندارد قابل چاپ صادر میکند. اگر بخواهید فاکتورها به سامانه مودیان ارسال شوند، این کار با افزونهی جدا انجام میشود. جزئیات قوانین مالیاتی هر سال ممکن است تغییر کند، پس برای الزام‌های روز باید به مراجع رسمی مراجعه کنید. توضیح افزونهی سامانه مودیان را در راهنمای ارسال فاکتور به سامانه مودیان می‌توانید بخوانید.
اشتباه‌های رایج فاکتور طلا که نرم افزار جلویشان را می‌گیرد
حتی طلا فروش با تجربه هم گاهی در شلوغی دچار خطا میشود. چند نمونه‌ی معمول این‌هاست:
- فراموش کردن بهروز کردن قیمت روز در فاکتور فروش
- ثبت اجرت اشتباه، مثلاً استفاده از اجرت خرید در فروش
- جمع نزدن دقیق پرداخت‌های ترکیبی، مثلاً چند کارتخوان و یک چک
- فاکتور بدون نام واقعی مشتری و ازدست‌رفتن سابقه‌ی حساب
- فراموش کردن ثبت خدمات جانبی مثل سایزکردن
- ثبت نکردن اثر فاکتور روی موجودی
یک نرم افزار فاکتور طلا فروشی نمی‌تواند جای دقت شما را بگیرد، اما بسیاری از این خطاها را با کنترل جمع، پیش‌فرض‌ها و اثر خودکار روی موجودی کاهش می‌دهد.
بعد از فاکتور: گزارش‌ها و کنترل
ارزش یک فاکتور فقط لحظه‌ی صدور آن نیست. هر فاکتور در اونس روی موجودی و حساب اشخاص اثر می‌گذارد و در گزارش‌ها دیده میشود. از گزارش کالا می‌توانید موجودی هر گروه را ببینید و از کاردکس گردش انبار را دنبال کنید. اگر فاکتوری اشتباه ثبت شده باشد، ویرایش و حذف طبق قواعد نرم افزار انجام میشود، نه به‌صورت آزاد و بدون ردپا.
برای طلا فروشی که می‌خواهد سود واقعی را ببیند، مقاله‌ی محاسبه‌ی سود و زیان طلا فروشی کمک میکند تا اطلاعات فاکتورها به تحلیل سود تبدیل شود.
فاکتور برای هر نوع کسب‌وکار طلا چه معنایی دارد؟
نیاز فاکتور در همه‌ی کسب‌وکارهای طلا یکسان نیست و همین باعث میشود ملاک انتخاب نرم افزار فاکتور طلا فروشی هم فرق کند.
در یک گالری خرده‌فروشی، سرعت و ظاهر فاکتور برای مشتری اهمیت زیادی دارد. مشتری مقابل ویترین ایستاده و منتظر است، پس اسکن بارکد، قیمت روز خودکار و ترکیب راحت کارتخوان و نقد بیشترین ارزش را دارد.
در بنکداری، حجم فاکتور و حساب طلایی مهم‌تر است. فاکتورها بزرگ‌ترند، تسویه اغلب با اعتبار طلایی یا چک انجام میشود و ماندهی وزنی هر طرف حساب باید دقیق و قابل‌گزارش باشد.
در کارگاه، فاکتور فقط فروش نیست؛ فاکتور خرید طلا، ثبت خدمات و ساخت سفارشی هم اهمیت دارد و باید با انبارهای متفرقه، آب‌شده و ساخته هماهنگ باشد. اگر به این بخش علاقه دارید، مقاله‌ی حسابداری طلا سازی را در همین سایت ببینید.
در هر سه حالت، یک نرم افزار طلا فروشی خوب باید فاکتور را به‌عنوان بخشی از یک سیستم یکپارچه ببیند، نه یک برگه‌ی مستقل.
هنگام دیدن نرم افزار طلا فروشی از فروشنده چه بپرسید؟
در جلسه‌ی مشاوره یا نمایش نرم افزار، چند پرسش عملی می‌تواند نقاط ضعف را سریع نشان بدهد:
- آیا می‌توانم فاکتور فروشی را با ترکیب دو کارتخوان و یک چک نشان دهید؟
- اگر قیمت روز در لحظه‌ی فاکتور فرق داشته باشد، چطور اصلاح میشود؟
- اگر فاکتوری اشتباه ثبت شود، ویرایش یا حذف آن چه قواعدی دارد؟
- فاکتور با بارکد وزنی چطور ثبت میشود؟
- هزینه خدمات یا سکه چطور در همان فاکتور میآید؟
- ارسال صورتحساب به سامانه مودیان به‌صورت مستقیم انجام میشود یا با ابزار دیگر؟
- اطلاعات فاکتورهای قدیمی چطور پشتیبان‌گیری میشود؟
پرسیدن این سؤال‌ها از هر ارائه‌دهنده‌ی نرم افزار طلا فروشی، حتی اگر اونس را انتخاب نکنید، به شما کمک میکند تصمیم آگاهانه‌تری بگیرید. کارشناسان ما در جلسه‌ی مشاوره خرید اونس به همه‌ی این موردها پاسخ می‌دهند.
جمع‌بندی
نرم افزار فاکتور طلا فروشی باید وزن، عیار، اجرت، قیمت روز، روش‌های پرداخت و اثر روی موجودی را با هم مدیریت کند. اونس فاکتور خرید و فروش استاندارد، اعتبار طلایی، دریافت پیشرفته با ترکیب کارتخوان و چک، شش روش افزودن کالا و پشتیبانی از سکه، طلای آب شده و خدمات را در خود دارد. اگر می‌خواهید تفاوت را از نزدیک ببینید، درخواست مشاوره ثبت کنید تا کارشناسان محیط نرم افزار را نشان بدهند. و اگر صفحه‌ی کامل معرفی را می‌خواهید، نرم افزار حسابداری طلا فروشی اونس همه‌ی اطلاعات را دارد.
سوالات متداول
1- نرم افزار فاکتور طلا فروشی چه تفاوتی با نرم افزار فاکتور عمومی دارد؟
فاکتور طلا علاوه بر جمع ردیفها باید وزن، عیار، اجرت درصدی یا ثابت، قیمت روز هر گرم و پرداخت ترکیبی را مدیریت کند و روی موجودی و حساب طلایی شخص اثر بگذارد. نرم افزارهای عمومی معمولاً این مفاهیم را ندارند.
2- آیا در اونس میتوان یک فاکتور را با چند روش پرداخت تسویه کرد؟
بله. با «دریافت پیشرفته» میتوان چند کارتخوان، نقد و چک با سررسید مشخص را در یک فاکتور ترکیب کرد. نرم افزار جمع را کنترل میکند تا برابر مبلغ فاکتور شود.
3- اجرت در فاکتور فروش قابل تغییر است؟
بله. درصد اجرت از تعریف کالا پیشفرض میآید، اما هنگام صدور فاکتور قابل تغییر است؛ مثلاً از ۱۴ درصد به ۱۶ درصد.
4- میتوان با بارکدخوان فاکتور زد؟
بله. اگر روی کالاها بارکد چاپ شده باشد، اسکن بارکد کالا (همراه وزن برای بارکدهای وزنی) آن را مستقیم به فاکتور اضافه میکند و یک تأیید لازم است.
5- آیا فاکتور اونس به سامانه مودیان ارسال میشود؟
نسخهی پایه فاکتور استاندارد قابل چاپ صادر میکند. ارسال خودکار صورتحساب به سامانه مودیان با افزونهی سامانه مودیان انجام میشود.
6- چه خدماتی را میتوان در فاکتور ثبت کرد؟
خدماتی مثل سایز کردن انگشتر و جوش دادن. برای خدمت عنوان و مبلغ مشخص میشود و قیمت خرید و فروش می‌تواند جدا ثبت شود.
7- چرا باید فاکتور بهنام شخص واقعی ثبت شود؟
چون حساب، گزارش تفصیلی و ماندهی طلایی یا ریالی همان شخص بهروز میشود. هرچند امکان ثبت مشتری پیشفرض یا اطلاعات موقت وجود دارد، ثبت نام واقعی توصیه میشود.